4 schlechte Angewohnheiten, die Dich als Unternehmer teuer zu stehen kommen können

..und wie Du sie ablegen kannst

Wir alle haben ein paar schlechte Angewohnheiten. Vielleicht kennst Du das: man schiebt ungeliebte Aufgaben ständig auf oder man findet für alles und jedes immer eine gute Ausrede statt die Dinge anzupacken und sofort zu erledigen. Während diese persönlichen Angewohnheiten, bestehen bleiben können, ohne größeren Schaden anzurichten, können Dich schlechte Gewohnheiten in punkto Business unter Umständen sehr viel Geld kosten.

Im folgenden nehme ich die Top 4 der schlechten Business Angewohnheiten einmal näher unter die Lupe und ich zeige Dir Möglichkeiten auf, wie man sie mit einfachen Mitteln ablegen bzw. ändern kann.

Wichtige Geschäftsdokumente und Daten nicht schützen

Cybercrime oder auf deutsch Computerkriminalität, diese Schlagwörter hat vermutlich jeder schon mal gehört. Ganz aktuell war der großangelegte Hackerangriff auf die Uniklinik Düsseldorf die Schlagzeile in den Medien.

Geht es Dir auch so: man verbindet Cyberattacken irgendwie immer mit großen Unternehmen. Dass man als StartUp, kleines oder mittelständisches Unternehmen genauso bzw. sogar noch viel eher das Ziel von Cybercrime werden kann, dessen ist man sich oft nicht bewusst.

Laut einer kürzlich veröffentlichten Studie sind gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) für Cyberkriminelle attraktiv, weil sie über weniger Ressourcen verfügen, um überhaupt Angriffe zu verhindern. Weiter heißt es, dass je kleiner das Unternehmen ist, desto häufiger sind Cyberattacken erfolgreich. Laut dem Digitalverband Bitkom liegt der Schaden von Cyberattacken in 2019 bei deutschen Unternehmen bei knapp 103 Mrd. EUR. Das ist bereits doppelt soviel wie in 2018.

Auch eine Befragung von 251 deutschen CIOs, CTOs und CISOs durch das IT-Technologieunternehmen VMware bestätigt, dass kleine und mittelständische Unternehmen am häufigsten angegriffen werden. Denn oft sind hier das Budget für die Sicherheit sowie die Security-Maßnahmen gering, aber die Daten dennoch ein lohnendes Ziel.

Immer öfter werden Sicherheitslücken bei kleinen und mittelständischen Unternehmen genutzt, um sich über diesen Weg Zugang zu den Netzwerken großer Unternehmen zu verschaffen: das sogenannte Island-Hopping. Da sich kleine und mittelständische Unternehmen häufig in den Lieferketten großer Unternehmen befinden, können deren Sicherheitslücken als Einfallstor für so genannte Island-Hopping-Angriffe genutzt werden. Wie läuft das genau ab: Beim Island Hopping infiltrieren Cyberkriminelle die Netzwerke kleinerer Unternehmen, z.B. Marketing-, HR oder IT-Unternehmen, die Dienstleiser des eigentlichen Zielunternehmens sind. Die Cyberkriminellen nutzen dann diesen Zugang, um wiederum den Zugang zu größeren Unternehmen zu erhalten.

Dein Unternehmen hat vielleicht kein eigenes Team von IT-Fachleuten, die sich mit Datenschutz auskennen, aber es ist trotzdem wichtig, Vorkehrungen zu treffen, um Identitätsdiebstahl und Hackerangriffe zu verhindern und zu gewährleisten, dass sensible Unternehmensinformationen sicher sind.

Hier sind ein paar Grundlagen, die Du unabhängig von Deinem Budget umsetzen solltest:

Vermittle Deinem Team, wie man am besten auf unbekannte eMail Links reagieren sollte, nämlich: unter keinen Umständen darauf klicken, selbst wenn der eMail Absender eine vertraute Adresse enthalten sollte, da sich ansonsten Malware auf Euren Systemen installiert.

Schütze Dich durch sichere Passwörter für alle Programme und Geräte, die Zugriff auf Unternehmensdaten haben. Kennt glaube ich jeder aus seiner Erfahrung: ein Post-It mit dem Passwort am Rechner ist absolut tabu.

Führe regelmäßig Backups von Systemen durch oder nutze die Vorteile von Cloud-basierten Systemen, die Backups und Sicherheitsupdates für Dich automatisch durchführen.

Installiere wichtige Updates für Sicherheitssoftware, Webbrowser und Betriebssysteme, sobald sie verfügbar sind, und nutze die Vorteile von Cloud-basierten Programmen, die Updates für Dich automatisch erledigen.

Stelle sicher, dass die Firewall des Betriebssystems aktiviert ist, oder installiere kostenlose Firewall-Software. Wenn Mitarbeiter wie in Zeiten der COVID-19 Pandemie von zu Hause aus arbeiten oder ihre persönlichen Computer für die Arbeit nutzen, stelle sicher, dass die Heimsysteme durch eine Firewall geschützt sind, und stelle Richtlinien für die Nutzung von öffentlichem WLAN auf. Sichere WLAN-Netzwerke und kontrolliere den physischen Zugang zu Computern.

Immer den günstigsten Dienstleister nehmen

Ein häufiger Fehler von (Klein)Unternehmern ist es, einfach den billigsten Anbieter zu beauftragen, den sie finden können. Dies erscheint zwar kurzfristig erfolgreich, mittel- und langfristig kann sich diese Strategie aber als Fehlschlag entpuppen. Hier beispielhaft folgendes Szenario, dass ich im Laufe der Jahre häufig beobachten konnte:

Ein Unternehmen X benötigt für ein Projekt (egal ob klein oder groß) Unterstützung durch externe Dienstleister. In diesem Fall soll es um ein Restrukturierungsprojekt gehen, für das mehrere Bewertungsgutachten benötigt werden. D.h. es müssen Unternehmensbewertungen erstellt werden, dies ist mit eines der komplexesten Themen in der Finanzwelt, dementsprechend rar sind die Experten gesät und zudem teuer.

Beim Pitch um den Auftrag traten drei verschiedene Dienstleister an. Zwei Dienstleister machten ‚seriöse‘ Angebote, d.h. der Umfang der für das Projekt benötigten Beratertage wurde realistisch eingeschätzt, die Fixpreise für die Datenanalyse und Bewertung waren der Komplexität solcher Projekte geschuldet eher hoch. Dafür sollten für das Projekt Senior Berater abgestellt werden.

Der dritte Anbieter machte das mit weitem Abstand günstigste Angebot: niedrige Fixpreise, geringer Umfang an Beratertagen, dadurch insgesamt auch eine kürzere Projektlaufzeit.

Das Unternehmen X hat sich „natürlich“ für dieses Angebot entschieden. Man ging davon aus, dass die beiden anderen Anbieter schlicht überzogene Preise hatten und man mit dem gewählten Anbieter das große Los gezogen habe: Günstiger & schneller fertig.

Es kam wie es kommen musste. Der Dienstleister war deshalb so günstig, weil er keine Senior Experten mit viel Erfahrung schickte, sondern Junioren, die weder über die notwendige Branchen- noch über viel Berufserfahrung verfügten. D.h. diese mussten durch den Kunden (das Unternehmen X) erst intensiv in branchen- und businessbedingte Spezifika eingearbeitet werden, damit sie überhaupt in der Lage waren, das Projekt abzuwickeln. D.h. dadurch hat sich das Projekt deutlich in die Länge gezogen und viel von den internen Ressourcen geschluckt (Stichwort: Opportunitätskosten).

Ein erfahrenes Team von Beratern, die sich in der Branche und dem Business auskennen, hätten a) sofort durchstarten können b) kaum interne Ressourcen beanspruchen müssen und c) hätten das Projekt im zeitlichen Rahmen zum Ende gebracht.

Fazit: Der Dienstleister konnte einen so geringen Preis anbieten, weil der Kunde indirekt einen Großteil der Arbeit selbst erledigen musste. Dadurch, dass das Projekt deutlich länger gedauert hat – wenn man die Arbeitszeit, die der Kunde selber investieren musste, auch noch miteinrechnet – war das Projekt deutlich teurer als der teuerste Anbieter im Pitch, der dem Kunden berufs- und branchenerfahrene Fachexperten an die Seite gestellt hätte.

Aus solchen Erfahrungen kann man nur lernen. Ein auf den ersten Blick günstiger Preis, ist es oftmals nicht. Man muss die gesamten Kosten in die Analyse eines Angebotes mit einbeziehen. In meinem Beispiel von oben, nicht nur den auf den ersten Blick günstigen Dienstleisterpreis, sondern auch die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeiter für die „Ausbildung“ der Juniorberater.

Meine Empfehlung: Wenn Du bspw. für ein Projekt jemanden brauchst, der strategisch denken, Entscheidungen treffen und Probleme schnell lösen kann, dann stell einen Dienstleister ein, der sich an der Qualität und nicht am Preis orientiert.

Alles immer selber machen wollen, anstatt Aufgaben zu delegieren

Kennst du das: man klammert sich an jede Aufgabe, egal ob einfach oder komplex, weil man glaubt, dass niemand sie besser erledigen kann als man selbst. Aber wenn man mit seinem Unternehmen wachsen will, muss man lernen, effektiv zu delegieren.

Viele Selbständige bauen ihre Unternehmen mit einem 24/7 Einsatz auf, aber dieses Engagement ist nicht ewig tragbar. Wenn die Übertragung von Aufgaben eine Herausforderung für Dich ist, dann befolge diesen einfachen drei Schritte-Plan:

Schritt 1

Verschaffe Dir zuerst einen Überblick, welche Aufgaben überhaupt alle in Deinem Unternehmen anfallen. Dann strukturiere die Liste: welche Aufgaben fallen routinemäßig einmal pro Tag, Woche, Monat oder jedes Mal, wenn ein Projekt abgeschlossen ist, an. Überlege welchen Komplexitätsgrad die Aufgaben aufweisen (von 1 einfach bis 10 schwierig), dieser Gradmesser bestimmt später, welche Aufgaben Du an wen delegieren kannst. Bevor Du anfängst zu delegieren, vergewissern Dich bei jeder Aufgabe ob sie notwendig ist und einen Mehrwert für Dein Unternehmen oder Deine Kunden darstellt. Unnötige Aufgaben, die keinen Mehrwert bringen, sollten eliminiert werden.

Schritt 2

Jetzt zur Frage: Wer ist am besten geeignet, Aufgaben zu übernehmen? Unabhängig davon, ob Du Arbeit an ein Mitglied Deines eigenen Teams abgibst oder an externe Dienstleister auslagerst, stelle sicher, dass Du sie jemandem mit der nötigen Motivation und den richtigen Fähigkeiten, die Arbeit gut zu erledigen, überträgst. Delegiere Aufgaben nicht einfach an die Person in Deiner Nähe oder an die Person mit dem geringsten Arbeitsaufwand. Lerne strategisch zu delegieren.

Schritt 3

Wie kannst du sicherstellen, dass nachdem Du Aufgaben oder Projekte delegiert hast, diese auch zu Deiner vollsten Zufriedenheit erledigt werden? Sei bei der Übertragung von Aufgaben in Bezug auf die Ergebnisse, die Du wünscht, so spezifisch wie möglich und gib einen realistischen Zeitrahmen für die Erledigung der Arbeit vor. Bei großen, vielschichtigen Projekten solltest Du Zwischenziele (Milestones) zu Erreichung des Endergebnisses setzen und regelmäßige Check-Ins planen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Stelle kurze Gesprächswege sicher und stehe bei Bedarf zur Verfügung, um Fragen zu beantworten oder Anweisungen zu geben.

Strategisches Delegieren von Aufgaben ist ein Erkennungsmerkmal von Führungskompetenz. Lerne es frühzeitig, damit Du Dich in Deinem Unternehmen perspektivisch nur auf die echten Führungsaufgaben konzentrieren kannst. Denn gerade wenn ein Unternehmen wächst oder in einer Krisensituation ist, gibt es mehr als genug echte Führungsaufgaben, die Du dann nicht mit voller Energie wahrnehmen kannst, weil Du mit dem Klein-Klein an Aufgaben beschäftigt bist, die Du nicht delegiert hast. Ich habe im Laufe meines Berufslebens zahlreiche vielversprechende StartUps bzw. Gründer mit Potenzial gesehen, die genau deshalb gescheitert sind.

Finanzen & Steuern als notwendiges Übel abtun

Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung etc. Begriffe, die bei der Mehrzahl der Selbständigen und Unternehmen abschreckend wirken. Ich kann das gut verstehen. Denn was das eigentlich Abschreckende ist, ist einerseits die Komplexität, die sich ändernden Gesetzeslagen und Vorschriften und last but not least, es sind staubtrockene Themen, mit denen die Allgemeinheit sich nicht gerne beschäftigt.

„Ich als Finanzfreak sehe das natürlich anders :), ich weiß aus meiner langen Berufserfahrung, welche ungeahnten Möglichkeiten sich einem eröffnen können, wenn man sich mit den Themen auseinandersetzt und wie man dadurch sein Unternehmen viel erfolgreicher gestalten kann.“

Jedoch hat längst nicht jeder eine Affinität zu Zahlen, geschweige denn die Zeit und oder Lust, sich all das Wissen selbständig anzueignen. Ich verfolge daher das Prinzip, dass sich jeder auf das konzentrieren sollte, was er oder sie am besten kann und sich für andere Themen jeweils Spezialisten zu suchen. Denn Du als Selbständiger und Unternehmer solltest Deine Zeit besser damit verbringen, das zu tun, was Du am besten kannst – sich auf die Produkte und Dienstleistungen zu konzentrieren, die den Kern Deines Unternehmens ausmachen.

Viele denken jetzt:“Aber Finanzexperten sind teuer, das kann ich mir als kleines Unternehmen nicht leisten.“ Bedenke aber, wieviel Zeit Du für das Schreiben eines Businessplans, die Analyse der Unternehmenszahlen und daraus die Entwicklung der Unternehmensstrategie, die monatliche Buchhaltung, die Erstellung von Steuererklärungen etc. etc. für Dein Unternehmen aufwenden musst. Bewerte all diese Stunden und Tage mit Deinem Gehalt, Du wirst erstaunt sein, wieviel es Dich kostet (das sind die sog. Opportunitätskosten). Ist das wirklich die sinnvollste Nutzung Deiner Zeit?

Heutzutage, gerade in diesen Zeiten der COVID 19 Krise, braucht fast jedes Unternehmen einen echten Finanzexperten, um nicht nur die Krise zu überleben, sondern gestärkt aus ihr hervorzugehen und bzw. erfolgreicher als die Wettbewerber zu sein. Aber niemand muss dafür mehr jemanden festanstellen und den- oder diejenige das ganze Jahr auf der Gehaltsliste haben. Das kann sich bei weitem auch nicht jeder leisten. Heutzutage holt man sich Unterstützung, nur dann wenn man sie wirklich braucht. Wenn Du einen externen Finanzexperten anheuerst, kostet er/sie Dich weniger pro Stunde, als wenn Du die Aufgaben (bewertet mit Deinem Gehalt) selber machen würdest. Und Du gewinnst nicht nur zusätzliche Zeit, die Du sinnvoller für Dein Unternehmen einsetzen kannst, sondern Du kannst ein ruhiges Gewissen haben, weil sich ein Experte um alle Finanzthemen kümmert.

Fazit

Wenn man ein oder zwei dieser schlechten Angewohnheiten bei sich entdeckt, dann mag das nicht viel erscheinen, aber in Kombination können sie der Fähigkeit Deines Unternehmens, profitabel und damit erfolgreich zu sein, ernsthaften Schaden zufügen. Je proaktiver Du diese Angewohnheiten erkennst und je entschlossener Du bist, sie zu beseitigen, desto größer ist Deine Chance, Dein Unternehmen in allen (Krisen-)Zeiten erfolgreich zu führen und zu exponentiellem Wachstum zu verhelfen.