Warum ineffiziente Prozesse Dein Unternehmen im Wachstum bremsen
Erfahre in diesem Beitrag wie Du diese ganz einfach identifizieren und eliminieren und dadurch viel Zeit und Geld sparen kannst.
Wie sehen die Prozesse in Deinem Unternehmen aus? Ob Du Dir dessen bewusst bist oder nicht, viele sind vielleicht nicht so effizient, wie Du denkst.
Was genau ist ein Prozess? Grundsätzlich ist ein Prozess eine Vielzahl aufeinander folgender Vorgänge innerhalb eines Systems. Zum Beispiel, Finanzprozesse: sind die Bewegung/Bearbeitung von Belegen, Rechnungen und Finanztransaktionen in Deinem Unternehmen.
In kleinen Organisationen sind die Dinge noch überschaubar und die Arbeitsabläufe wachsen in der Regel organisch mit dem Unternehmen mit, ohne dass sich jemand Gedanken über eine Prozessstrategie machen muss. Je größer Dein Unternehmen jedoch ist, desto kostspieliger können ineffiziente Arbeitsabläufe sein. In den meisten Fällen merkt man vielleicht gar nicht, wie viele Ressourcen benötigt werden, um die Dinge am Laufen zu halten. Oder man ist sich nicht bewusst, dass es bessere Wege geben könnte. Also ist man geneigt, alles so zu lassen wie es ist und nicht zu hinterfragen.
In den Projekten bei meinen Kunden habe ich über die Jahre festgestellt: es gibt immer Optimierungspotenzial. Mal mehr, mal weniger. Gerade durch die Entwicklungen im Rahmen der Digitalisierung gibt es heutzutage unendlich viele Möglichkeiten, wie man durch optimierte, digitalisierte Prozesse in Unternehmen viel Zeit und Geld sparen kann.
Der erste Schritt im Umgang mit ineffizienten Arbeitsabläufen besteht darin, sie zu erkennen. Hier sind vier Anzeichen, wie Du ineffiziente Prozesse in Deinem Unternehmen identifizieren kannst.
Ineffizienz #1: Erfassung von Papierbelegen
Wenn Du Dich in Deinem Büro umschaust, siehst Du dann große Stapel von Rechnungen und anderem Papierkram, die verarbeitet, abgeglichen oder mit abgestimmt werden müssen? All dieses Papier ist verschwendete Produktivität.
Bedenke, wie viele Schritte Du durchlaufen musst, um bspw. eine Ausgabe zu verbuchen: vom Kauf über die Verbuchung der Transaktion in Deinem Hauptbuch bis zur Ablage der Quittungen in Deinen Steuerunterlagen. Wie oft musst Du dasselbe Stück Papier in die Hand nehmen? Wie lange dauert es?
Einem Bericht des McKinsey Global Institute zufolge verbringen Büroangestellte fast 2 (!) Stunden ihrer täglichen Arbeitszeit damit, Informationen zu suchen und zu sammeln, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Eine Automatisierung von manuellen Prozessen kann Dir dabei helfen, diese Papierberge besser zu verwalten und die benötigten Finanzinformationen zur Hand zu haben. Anstatt Ausgaben manuell in Excel einzugeben und Quittungen auf Papier einzureichen, gibt es Tools, mit denen Du Banktransaktionen direkt in Deine Buchhaltungssoftware herunterladen und Quittungen digitalisieren kannst.
Dadurch entfallen nicht nur die manuellen Aufgaben, die mit der Erfassung und Ablage von Quittungen verbunden sind. Es ermöglicht Dir auch, die benötigte Dokumentation innerhalb von Sekunden zu finden. Was können Du und Deine Mitarbeiter mit 2 Stunden mehr Arbeitszeit pro Tag erreichen?
Ineffizienz #2: Probleme beim Cash-In
Zahlen Deine Kunden immer pünktlich? Gratuliere!
Falls Du jedoch häufiger auf die Bezahlung von Rechnungen warten musst, dann gibt es dafür zwei häufige Ursachen:
- Du wartest, bis ein Projekt abgeschlossen ist, bevor eine Rechnung ausgestellt wird
- Unzureichendes Follow-up bei überfälligen Rechnungen (‚Mahnwesen‘)
Projektabrechnung
Hast Du das Gefühl, dass Du immer erst warten musst, bis Du ein Projekt abgeschlossen hast, bevor Du Deinen Kunden Rechnungen stellen kannst? Diese Haltung ist unter Selbständigen oder Unternehmern verbreitet, denen es an Vertrauen fehlt oder die noch nicht sehr geschäftserfahren sind.
Wenn Du Deinen Kunden ‚erlaubst‘, die (Zahlungs-)Bedingungen zu diktieren, werden sie ausnahmslos die Regeln festlegen, die sie am günstigsten finden – oft zahlen sie dann erst 30 bis 90 Tage, nachdem Du Deine Arbeit abgeschlossen hast.
Du kannst das aber ganz einfach im Vorfeld vermeiden, indem Du bei länger andauernden oder größeren Projekten vertraglich Anzahlungen und meilensteinbasierte Abrechnungen vereinbarst. D.h. Du legst vorher vertraglich die einzelnen Arbeitsschritte, die für das Projekt notwendig sind fest und wenn ein Projektmeilenstein erreicht ist, dann stellst Du dies dem Kunden in Rechnung.
Mahnwesen
Drei Viertel aller Unternehmensinsolvenzen in Deutschland sind auf Forderungsausfälle zurückzuführen. Mit jedem Zahlungsziel, das Du Deinen Kunden einräumst, gibst Du ihm quasi einen Kredit in Höhe der Forderungen, aber ohne jegliche Sicherheit für Dich. Dein Unternehmen agiert somit oft als Kreditgeber für Deine Lieferanten. Durch das Gewähren langer Zahlungsziele wird dieser Effekt weiter verstärkt.
Wenn die Bezahlung für eine erfolgte Lieferung oder Leistung nicht – oder nicht rechtzeitig – erfolgt, kann Dein Unternehmen schnell in einen Liquiditätsengpass geraten: Löhne können nicht bezahlt und eigene Verbindlichkeiten/Kredite nicht eingelöst werden. Schlimmstenfalls droht die Insolvenz und durch Dominoeffekte können weitere Unternehmen in finanzielle Schieflage geraten.
In einer Studie von Creditreform aus dem Jahr 2019 wurde festgestellt, dass nur 23% der Unternehmen keine Zahlungsausfälle zu beklagen hatten, und dass die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rechnung bezahlt wird, umso geringer ist, je älter sie ist. Unternehmen verlieren mehr als die Hälfte des Wertes ihrer Forderungen, die nicht innerhalb von 90 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum beglichen werden.
Ich habe vor einiger Zeit für ein kleines Food StartUp gearbeitet. Beliefert wurden u.a. Businesskunden (Catering) oder Einzelhandelsunternehmen (Weiterverkauf der Produkte). Die Kunden waren allesamt renommierte Unternehmen, große Konzerne, Hotels, Einzelhandelsketten etc. Da sollte man vermuten, dass diese die Rechnungen immer pünktlich bezahlen, oder?
Die Antwort: man wusste es nicht. Denn das Unternehmen befand sich in einem starken Wachstum, von daher war immer genug Geld in der Kasse. Da fällt es nicht auf, ob einzelne Rechnungen pünktlich bezahlt werden oder nicht. Ich habe mir dann selber einen Überblick verschafft, denn eine aktive Nachverfolgung, ob die Kunden pünktlich bezahlen gab es dort bisher nicht, auch kein Mahnwesen. Zwar gab es ein veraltetes ERP System, in diesem war eine Nachverfolgung überfälliger Forderungen aber nicht möglich. Ergebnis: unbezahlte Rechnungen in fünfstelliger Höhe. Teilweise gab es noch offene Forderungen, die ein halbes oder gar ein Jahr alt waren.
Der Schlüssel zum Erfolg ist ein aktives Debitorenmanagement. Das bietet Dir einen besseren Überblick über die Gesamtforderungen Deiner Kunden und die Überfälligkeit von Rechnungen.
Aber auch hier ist wie bei allem Konsistenz entscheidend, wenn es um das Eintreiben von überfälligen Rechnungen geht. Wenn Du bei Deinem Kunden nicht oder nur unregelmäßig nachfasst, wenn eine Rechnung fällig ist, werden sie Dich nicht ernst nehmen. Wenn Du Dich jedoch konsequent an Deine Kunden wendest, sobald sie mit dem Bezahlen in Verzug geraten, werden sie lernen, dass sie die Fälligkeiten (und Dein Unternehmen) ernst nehmen. Genauso macht es die kleine Unternehmensgruppe jetzt auch und sie haben keine Forderungsausfälle mehr zu beklagen.
Ineffizienz #3: Digitalisierung: das brauchen wir nicht, das läuft doch auch so gut
Wie viele verschiedene Programme nutzt Du in Deinem Unternehmen? Vermutlich einige, je nachdem wie groß Dein Unternehmen ist. Sprechen diese Programme miteinander? D.h. gibt es Schnittstellen, wo Daten einfach von einem System in ein anderes übertragen werden.
Oder musst Du an mehreren Stellen nach E-Mail-Adressen und Telefonnummern suchen, wenn Du bspw. mit Kunden in Kontakt treten, Rechnungen vorbereiten etc. willst? Wenn ein Kunde umzieht oder seine Kontaktinformationen anderweitig ändert, wie viele separate Systeme musst Du dann aktualisieren? Im besten Fall nur ein System, eine Datenbank, der sogenannte ‚single point of truth‘, auf den Du und jeder Deiner Mitarbeiter idealerweise von überall aus zugreifen kannst (gerade jetzt in den Corona Home-Office Zeiten unentbehrlich). Das manuelle Pflegen und Abgleichen von Daten in mehreren Systemen bedeutet nichts anderes als eine riesige Fehlerquelle und unnötige Prozesskosten.
Wenn Du Dir die Arbeitsabläufe in Deinem Unternehmen unter diesem Aspekt einmal genauer anschaust, wirst Du viele Möglichkeiten finden, wie Du die Abläufe besser, schneller, kostengünstiger und weniger fehleranfällig gestalten kannst.
Wie kommt man dorthin: Effiziente Arbeitsabläufe erfordern die Integration mehrerer Anwendungen. Ein Cloud-basiertes System ist besonders hilfreich für Unternehmer mit mehr als einem Büro oder für Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten. Es gibt eine Informationsquelle, eine Datenbank, die aktualisiert werden muss, und Anwendungen, die zusammenarbeiten, wodurch Du Zeit sparen und redundante Dateneingaben vermeiden kannst.
Die Auseinandersetzung mit Technologie kann und sollte eine integrale Rolle im Arbeitsablauf eines jeden Unternehmens spielen, denn durch die digitale Transformation sind wir heute in der Lage viele Routine- oder Standardtätigkeiten durch den Einsatz von digitalen Tools zu automatisieren und damit Ressourcen zu schonen, Fehlerquellen auszuschalten und letztendlich Zeit und Geld zu sparen. Doch viele kleine Unternehmen scheitern bei der Nutzung von Technologie, weil sie glauben, dass die Investition eine unnötige Ausgabe ist („es läuft ja auch momentan so alles gut“), oder weil sie einfach nicht erkennen oder wissen, dass es einen besseren Weg gibt.
Wenn ich auf meine Einsätze in verschiedenen Unternehmen ob klein oder groß und in den unterschiedlichsten Branchen zurückblicke, konnten nur diejenigen erfolgreicher als die Konkurrenz wachsen und / oder Krisen überstehen, die sich stetig hinterfragen und anpassen. Sowohl an die Kundenbedürfnisse (auch diese können sich im Laufe der Zeit ändern) und an neue Technologien. Solange man sich jedoch auf manuelle Prozesse und Excel als Allheilmittel verlässt, können die Prozesse in Deinem Unternehmen nicht skaliert werden (d.h. schneller, genauer und häufiger ausgeführt werden). Nimm Dir etwas Zeit und überdenke die Arbeitsabläufe in Deinem Unternehmen kritisch und überlege, wie der Einsatz von neuen Technologien Dir an welchen Stellen helfen kann, manuelle Prozesse zu automatisieren, die ineffizient sind und zu Fehlern führen. Wenn Du willst, dass Dein Unternehmen krisensicher wird und wächst, kannst Du es Dir nicht wirklich leisten, diese Bestandsaufnahme nicht zu tun.