Erfahre in diesem Beitrag wie Du diese ganz einfach identifizieren und eliminieren und dadurch viel Zeit und Geld sparen kannst.<\/p>\n\n\n\n
Wie sehen die Prozesse in Deinem Unternehmen aus? Ob Du Dir dessen bewusst bist oder nicht, viele sind vielleicht nicht so effizient, wie Du denkst.<\/p>\n\n\n\n
Was genau ist ein Prozess? Grunds\u00e4tzlich ist ein Prozess eine Vielzahl aufeinander folgender Vorg\u00e4nge innerhalb eines Systems. Zum Beispiel, Finanzprozesse: sind die Bewegung\/Bearbeitung von Belegen, Rechnungen und Finanztransaktionen in Deinem Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n
In kleinen Organisationen sind die Dinge noch \u00fcberschaubar und die Arbeitsabl\u00e4ufe wachsen in der Regel organisch mit dem Unternehmen mit, ohne dass sich jemand Gedanken \u00fcber eine Prozessstrategie machen muss. Je gr\u00f6\u00dfer Dein Unternehmen jedoch ist, desto kostspieliger k\u00f6nnen ineffiziente Arbeitsabl\u00e4ufe sein. In den meisten F\u00e4llen merkt man vielleicht gar nicht, wie viele Ressourcen ben\u00f6tigt werden, um die Dinge am Laufen zu halten. Oder man ist sich nicht bewusst, dass es bessere Wege geben k\u00f6nnte. Also ist man geneigt, alles so zu lassen wie es ist und nicht zu hinterfragen.<\/p>\n\n\n\n
In den Projekten bei meinen Kunden habe ich \u00fcber die Jahre festgestellt: es gibt immer Optimierungspotenzial. Mal mehr, mal weniger. Gerade durch die Entwicklungen im Rahmen der Digitalisierung gibt es heutzutage unendlich viele M\u00f6glichkeiten, wie man durch optimierte, digitalisierte Prozesse in Unternehmen viel Zeit und Geld sparen kann.<\/p>\n\n\n\n
Der erste Schritt im Umgang mit ineffizienten Arbeitsabl\u00e4ufen besteht darin, sie zu erkennen. Hier sind vier Anzeichen, wie Du ineffiziente Prozesse in Deinem Unternehmen identifizieren kannst.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Du Dich in Deinem B\u00fcro umschaust, siehst Du dann gro\u00dfe Stapel von Rechnungen und anderem Papierkram, die verarbeitet, abgeglichen oder mit abgestimmt werden m\u00fcssen? All dieses Papier ist verschwendete Produktivit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n
Bedenke, wie viele Schritte Du durchlaufen musst, um bspw. eine Ausgabe zu verbuchen: vom Kauf \u00fcber die Verbuchung der Transaktion in Deinem Hauptbuch bis zur Ablage der Quittungen in Deinen Steuerunterlagen. Wie oft musst Du dasselbe St\u00fcck Papier in die Hand nehmen? Wie lange dauert es?<\/p>\n\n\n\n
Einem Bericht des McKinsey Global Institute zufolge verbringen B\u00fcroangestellte fast 2 (!) Stunden ihrer t\u00e4glichen Arbeitszeit damit, Informationen zu suchen und zu sammeln, die sie f\u00fcr ihre Arbeit ben\u00f6tigen.<\/p>\n\n\n\n
Eine Automatisierung von manuellen Prozessen kann Dir dabei helfen, diese Papierberge besser zu verwalten und die ben\u00f6tigten Finanzinformationen zur Hand zu haben. Anstatt Ausgaben manuell in Excel einzugeben und Quittungen auf Papier einzureichen, gibt es Tools, mit denen Du Banktransaktionen direkt in Deine Buchhaltungssoftware herunterladen und Quittungen digitalisieren kannst.<\/p>\n\n\n\n
Dadurch entfallen nicht nur die manuellen Aufgaben, die mit der Erfassung und Ablage von Quittungen verbunden sind. Es erm\u00f6glicht Dir auch, die ben\u00f6tigte Dokumentation innerhalb von Sekunden zu finden. Was k\u00f6nnen Du und Deine Mitarbeiter mit 2 Stunden mehr Arbeitszeit pro Tag erreichen?<\/p>\n\n\n\n
Zahlen Deine Kunden immer p\u00fcnktlich? Gratuliere!<\/p>\n\n\n\n
Falls Du jedoch h\u00e4ufiger auf die Bezahlung von Rechnungen warten musst, dann gibt es daf\u00fcr zwei h\u00e4ufige Ursachen:<\/p>\n\n\n\n
Projektabrechnung<\/p>\n\n\n\n
Hast Du das Gef\u00fchl, dass Du immer erst warten musst, bis Du ein Projekt abgeschlossen hast, bevor Du Deinen Kunden Rechnungen stellen kannst? Diese Haltung ist unter Selbst\u00e4ndigen oder Unternehmern verbreitet, denen es an Vertrauen fehlt oder die noch nicht sehr gesch\u00e4ftserfahren sind.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Du Deinen Kunden \u201aerlaubst\u2018, die (Zahlungs-)Bedingungen zu diktieren, werden sie ausnahmslos die Regeln festlegen, die sie am g\u00fcnstigsten finden – oft zahlen sie dann erst 30 bis 90 Tage, nachdem Du Deine Arbeit abgeschlossen hast.<\/p>\n\n\n\n
Du kannst das aber ganz einfach im Vorfeld vermeiden, indem Du bei l\u00e4nger andauernden oder gr\u00f6\u00dferen Projekten vertraglich Anzahlungen und meilensteinbasierte Abrechnungen vereinbarst. D.h. Du legst vorher vertraglich die einzelnen Arbeitsschritte, die f\u00fcr das Projekt notwendig sind fest und wenn ein Projektmeilenstein erreicht ist, dann stellst Du dies dem Kunden in Rechnung.<\/p>\n\n\n\n
Mahnwesen<\/p>\n\n\n\n
Drei Viertel aller Unternehmensinsolvenzen in Deutschland sind auf Forderungsausf\u00e4lle zur\u00fcckzuf\u00fchren. Mit jedem Zahlungsziel, das Du Deinen Kunden einr\u00e4umst, gibst Du ihm quasi einen Kredit in H\u00f6he der Forderungen, aber ohne jegliche Sicherheit f\u00fcr Dich. Dein Unternehmen agiert somit oft als Kreditgeber f\u00fcr Deine Lieferanten. Durch das Gew\u00e4hren langer Zahlungsziele wird dieser Effekt weiter verst\u00e4rkt.<\/p>\n\n\n\n
Wenn die Bezahlung f\u00fcr eine erfolgte Lieferung oder Leistung nicht \u2013 oder nicht rechtzeitig \u2013 erfolgt, kann Dein Unternehmen schnell in einen Liquidit\u00e4tsengpass geraten: L\u00f6hne k\u00f6nnen nicht bezahlt und eigene Verbindlichkeiten\/Kredite nicht eingel\u00f6st werden. Schlimmstenfalls droht die Insolvenz und durch Dominoeffekte k\u00f6nnen weitere Unternehmen in finanzielle Schieflage geraten.<\/p>\n\n\n\n
In einer Studie von Creditreform aus dem Jahr 2019 wurde festgestellt, dass nur 23% der Unternehmen keine<\/strong> Zahlungsausf\u00e4lle zu beklagen hatten, und dass die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rechnung bezahlt wird, umso geringer ist, je \u00e4lter sie ist. Unternehmen verlieren mehr als die H\u00e4lfte des Wertes ihrer Forderungen, die nicht innerhalb von 90 Tagen nach dem F\u00e4lligkeitsdatum beglichen werden.<\/p>\n\n\n\n Ich habe vor einiger Zeit f\u00fcr ein kleines Food StartUp gearbeitet. Beliefert wurden u.a. Businesskunden (Catering) oder Einzelhandelsunternehmen (Weiterverkauf der Produkte). Die Kunden waren allesamt renommierte Unternehmen, gro\u00dfe Konzerne, Hotels, Einzelhandelsketten etc. Da sollte man vermuten, dass diese die Rechnungen immer p\u00fcnktlich bezahlen, oder?<\/p>\n\n\n\n Die Antwort: man wusste es nicht. Denn das Unternehmen befand sich in einem starken Wachstum, von daher war immer genug Geld in der Kasse. Da f\u00e4llt es nicht auf, ob einzelne Rechnungen p\u00fcnktlich bezahlt werden oder nicht. Ich habe mir dann selber einen \u00dcberblick verschafft, denn eine aktive Nachverfolgung, ob die Kunden p\u00fcnktlich bezahlen gab es dort bisher nicht, auch kein Mahnwesen. Zwar gab es ein veraltetes ERP System, in diesem war eine Nachverfolgung \u00fcberf\u00e4lliger Forderungen aber nicht m\u00f6glich. Ergebnis: unbezahlte Rechnungen in f\u00fcnfstelliger H\u00f6he. Teilweise gab es noch offene Forderungen, die ein halbes oder gar ein Jahr alt waren.<\/p>\n\n\n\n Der Schl\u00fcssel zum Erfolg ist ein aktives Debitorenmanagement. Das bietet Dir einen besseren \u00dcberblick \u00fcber die Gesamtforderungen Deiner Kunden und die \u00dcberf\u00e4lligkeit von Rechnungen.<\/p>\n\n\n\n Aber auch hier ist wie bei allem Konsistenz entscheidend, wenn es um das Eintreiben von \u00fcberf\u00e4lligen Rechnungen geht. Wenn Du bei Deinem Kunden nicht oder nur unregelm\u00e4\u00dfig nachfasst, wenn eine Rechnung f\u00e4llig ist, werden sie Dich nicht ernst nehmen. Wenn Du Dich jedoch konsequent an Deine Kunden wendest, sobald sie mit dem Bezahlen in Verzug geraten, werden sie lernen, dass sie die F\u00e4lligkeiten (und Dein Unternehmen) ernst nehmen. Genauso macht es die kleine Unternehmensgruppe jetzt auch und sie haben keine Forderungsausf\u00e4lle mehr zu beklagen.<\/p>\n\n\n\n Wie viele verschiedene Programme nutzt Du in Deinem Unternehmen? Vermutlich einige, je nachdem wie gro\u00df Dein Unternehmen ist. Sprechen diese Programme miteinander? D.h. gibt es Schnittstellen, wo Daten einfach von einem System in ein anderes \u00fcbertragen werden.<\/p>\n\n\n\n Oder musst Du an mehreren Stellen nach E-Mail-Adressen und Telefonnummern suchen, wenn Du bspw. mit Kunden in Kontakt treten, Rechnungen vorbereiten etc. willst? Wenn ein Kunde umzieht oder seine Kontaktinformationen anderweitig \u00e4ndert, wie viele separate Systeme musst Du dann aktualisieren? Im besten Fall nur ein System, eine Datenbank, der sogenannte \u201asingle point of truth\u2018, auf den Du und jeder Deiner Mitarbeiter idealerweise von \u00fcberall aus zugreifen kannst (gerade jetzt in den Corona Home-Office Zeiten unentbehrlich). Das manuelle Pflegen und Abgleichen von Daten in mehreren Systemen bedeutet nichts anderes als eine riesige Fehlerquelle und unn\u00f6tige Prozesskosten.<\/p>\n\n\n\n Wenn Du Dir die Arbeitsabl\u00e4ufe in Deinem Unternehmen unter diesem Aspekt einmal genauer anschaust, wirst Du viele M\u00f6glichkeiten finden, wie Du die Abl\u00e4ufe besser, schneller, kosteng\u00fcnstiger und weniger fehleranf\u00e4llig gestalten kannst.<\/p>\n\n\n\n Wie kommt man dorthin: Effiziente Arbeitsabl\u00e4ufe erfordern die Integration mehrerer Anwendungen. Ein Cloud-basiertes System ist besonders hilfreich f\u00fcr Unternehmer mit mehr als einem B\u00fcro oder f\u00fcr Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten. Es gibt eine Informationsquelle, eine Datenbank, die aktualisiert werden muss, und Anwendungen, die zusammenarbeiten, wodurch Du Zeit sparen und redundante Dateneingaben vermeiden kannst.<\/p>\n\n\n\n Die Auseinandersetzung mit Technologie kann und sollte eine integrale Rolle im Arbeitsablauf eines jeden Unternehmens spielen, denn durch die digitale Transformation sind wir heute in der Lage viele Routine- oder Standardt\u00e4tigkeiten durch den Einsatz von digitalen Tools zu automatisieren und damit Ressourcen zu schonen, Fehlerquellen auszuschalten und letztendlich Zeit und Geld zu sparen. Doch viele kleine Unternehmen scheitern bei der Nutzung von Technologie, weil sie glauben, dass die Investition eine unn\u00f6tige Ausgabe ist (\u201ees l\u00e4uft ja auch momentan so alles gut\u201c), oder weil sie einfach nicht erkennen oder wissen, dass es einen besseren Weg gibt.<\/p>\n\n\n\n Wenn ich auf meine Eins\u00e4tze in verschiedenen Unternehmen ob klein oder gro\u00df und in den unterschiedlichsten Branchen zur\u00fcckblicke, konnten nur diejenigen erfolgreicher als die Konkurrenz wachsen und \/ oder Krisen \u00fcberstehen, die sich stetig hinterfragen und anpassen. Sowohl an die Kundenbed\u00fcrfnisse (auch diese k\u00f6nnen sich im Laufe der Zeit \u00e4ndern) und an neue Technologien. Solange man sich jedoch auf manuelle Prozesse und Excel als Allheilmittel verl\u00e4sst, k\u00f6nnen die Prozesse in Deinem Unternehmen nicht skaliert werden (d.h. schneller, genauer und h\u00e4ufiger ausgef\u00fchrt werden). Nimm Dir etwas Zeit und \u00fcberdenke die Arbeitsabl\u00e4ufe in Deinem Unternehmen kritisch und \u00fcberlege, wie der Einsatz von neuen Technologien Dir an welchen Stellen helfen kann, manuelle Prozesse zu automatisieren, die ineffizient sind und zu Fehlern f\u00fchren. Wenn Du willst, dass Dein Unternehmen krisensicher wird und w\u00e4chst, kannst Du es Dir nicht wirklich leisten, diese Bestandsaufnahme nicht zu tun.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Ineffizienz #3: Digitalisierung: das brauchen wir nicht, das l\u00e4uft doch auch so gut
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